Tôi từng rơi vào cảnh sáng họp – tối hôm trước mới nhận được cả trăm trang tài liệu cần đọc. Ngồi lật từng trang vừa căng thẳng vừa sợ bỏ sót ý quan trọng. Nhưng từ khi dùng DeepSeek để tóm tắt tài liệu, tôi có thể chuẩn bị cho một cuộc họp 30 phút chỉ trong thời gian… pha ly cà phê. Dù tài liệu dài hay nhiều file rời rạc, DeepSeek đều gom lại thành bản tóm tắt rõ ràng, logic và dễ nắm ý chính.
1. DeepSeek Giúp Tóm Tắt Tài Liệu Dày Trong Vài Phút
Lần đầu tôi thử tính năng tóm tắt của DeepSeek là với một báo cáo 87 trang – thứ mà bình thường tôi phải mất cả buổi sáng để xử lý. Nhưng chỉ sau khoảng 40 giây, DeepSeek trả ra một bản tổng hợp gồm các mục chính, insight quan trọng và điểm cần thảo luận. Điều khiến tôi bất ngờ nhất là nó không chỉ rút gọn mà còn “hiểu” logic tài liệu.
Những điểm nổi bật mà DeepSeek làm rất tốt:
Tách ý chính theo từng chương hoặc từng văn bản.
Nhận diện điểm quan trọng liên quan đến mục tiêu cuộc họp.
Nêu bật rủi ro, đề xuất và hành động ưu tiên.
Rút gọn văn bản nhưng vẫn giữ đúng ngữ cảnh.
Sau vài lần thử, tôi nhận ra: thay vì “chạy đua” với tài liệu, tôi bắt đầu chủ động kiểm soát buổi họp nhờ việc nắm ý nhanh và chính xác hơn.
2. Chuẩn Bị Nội Dung Trình Bày Nhanh Và Chuyên Nghiệp
Trước đây, tôi thường phải mở Word – gõ dàn ý – sắp xếp lại – rồi mới soạn slide. Quy trình này mất khá nhiều thời gian. Nhưng từ lúc dùng DeepSeek, tôi chỉ cần nhập mục tiêu cuộc họp và tài liệu, AI sẽ tự động gợi ý bố cục trình bày chuyên nghiệp.
Quy trình tôi thường dùng để chuẩn bị nhanh:
Tải tài liệu PDF/Word và mô tả mục tiêu cuộc họp vào DeepSeek.
Nhận bản dàn ý tự động theo dạng bullet hoặc mục lớn – nhỏ.
Yêu cầu AI viết phiên bản hoàn chỉnh, giọng văn chuyên nghiệp.
Xuất nội dung ra file Word hoặc copy vào slide.
Nhờ vậy, thay vì mất 2–3 tiếng, tôi chỉ cần 10–15 phút để hoàn tất một bản trình bày chỉn chu.
3. Nắm Ngay Ý Chính – Không Cần Đọc Từng Trang
Một điều tôi thích nhất ở DeepSeek là khả năng “đi thẳng vào trọng tâm”. Khi nhận một báo cáo dày cộp, thay vì phải đọc từ đầu đến cuối, tôi thường để DeepSeek trả về:
Các insight quan trọng nhất.
Những số liệu không thể bỏ qua.
Điểm bất thường, rủi ro hoặc mâu thuẫn trong tài liệu.
Các câu hỏi đề xuất để làm rõ trong cuộc họp.
Nhờ vậy, dù không đọc hết tài liệu, tôi vẫn nắm được toàn bộ bức tranh tổng quan, biết phần nào cần ưu tiên và phần nào có thể lược qua.
4. Một Số Mẹo Chuẩn Bị Họp Nhanh Hơn Với DeepSeek
Tôi nhận ra hiệu quả không chỉ đến từ công cụ, mà còn từ cách mình sử dụng nó. Một vài mẹo nhỏ giúp quá trình chuẩn bị họp càng nhanh hơn:
Gộp các file rời thành một tài liệu lớn để DeepSeek phân tích mượt hơn.
Ghi rõ mục tiêu cuộc họp để AI ưu tiên đúng nội dung.
Yêu cầu AI tạo checklist hành động để dùng trực tiếp trong buổi họp.
Nếu tài liệu nhiều số liệu, hãy yêu cầu tạo bảng tổng hợp thay vì văn bản thường.
Những mẹo này giúp tôi chuyển từ trạng thái “chạy deadline” sang chủ động – tự tin – chuẩn bị kỹ, ngay cả khi cuộc họp được thông báo sát giờ.
