1. Phần mềm số hóa tài liệu là gì?
Phần mềm số hóa tài liệu hay phần mềm số hóa có thể hiểu là một ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình số hóa thông minh hơn. Nhờ phần mềm số hóa, các đơn vị, tổ chức có thể triển khai xử lý, tạo lập cơ sở dữ liệu lớn, chất lượng cao trong thời gian ngắn với chi phí tiết kiệm. Đồng thời nó còn giúp quản lý thông tin, số liệu giúp các đơn vị, tổ chức gia tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh.
2. Tại sao cần sử dụng phần mềm số hóa tài liệu?
Hầu hết các đơn cị, tổ chức đều đang áp dụng phương thức quản lý và lưu trữ tài liệu truyền thống. Nghĩa là tài liệu được lưu trữ dưới dạng bản cứng trên các giá, kệ hoặc trong kho tài liệu. Phương pháp này ngày càng bộc lộ những hạn chế của nó khi số lượng tài liệu cần lưu trữ ngày càng tăng theo thời gian, dẫn đến:
– 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu
– 3-5% tài liệu của một số tổ chức để sai vị trí
– Trung bình nhân viên tốn 1,8 giờ mỗi ngày và 9,3 giờ mỗi tuần để tìm kiếm và thu thập thông tin
– Tốn chi phí nhân sự, chi phí vận hành quản lý
– Tài liệu bị hư hỏng do các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc,…
Chính vì lẽ đó, phần mềm số hóa văn bản trở thành xu hướng mới trong những năm trở lại đây do nó đáp ứng được các yêu cầu về lưu trữ và tìm kiếm tài liệu của doanh nghiệp, tổ chức trong thời đại mới.
3. Thế nào là một phần mềm số hóa tài liệu tốt?
Một phần mềm số hóa tài liệu tốt phải đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí:
– Bảo mật dữ liệu an toàn
– Dễ sử dụng, quản lý
– Tích hợp được với các ứng dụng sẵn có
– Hệ thống phải được vận hành và kết nối chặt chẽ, tổng thế
– Giúp nâng cao hiệu quả công việc
4. Phần mềm số hóa D-IONE
D-IONE là nền tảng giải pháp số hóa tài liệu thông minh do FSI – công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực số hóa nghiên cứu, được xây dựng nhằm giúp doanh nghiệp:
– Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
– Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành (nhân sự, in ấn, quản lý,..)
– Giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ tài liệu
– Rút ngắn tối thiểu 50% thời gian triển khai, tối thiểu 30% chi phí triển khai
– Truy xuất, chia sẻ thông tin mọi lúc, mọi nơi nhanh chóng, dễ dàng
– Bảo quản, duy trì thông tin dữ liệu được lâu hơn
– Nâng cao hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
– Bảo mật thông tin an toàn thông qua cơ chế bảo mật nhiều lớp
5. Tính năng của D-IONE
– Áp dụng tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001: 2013 và quản lý chất lượng ISO 9001:2015 giúp đảm bảo tối đa tính bảo mật
– Tích hợp các công nghệ nhận dạng, xử lý dữ liệu lớn với độ chính xác tới 98% giúp tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin và tạo lập cơ sở dữ liệu cho khách hàng
– Tích hợp công nghệ thông minh như: công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên bóc tách thông tin tự động (Auto Extract Information), cơ chế học máy (Machine learning), học sâu (Deep Learning),… giúp nâng cao khả năng nhận dạng.
6. Lý do nên lựa chọn phần mềm số hóa văn bản D-IONE
– Phần mềm số hóa D-IONE đạt giải ba cuộc thi nhân tài đất Việt 2019
– Được nghiên cứu và phát triển bởi FSI – đơn vị có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa, chuyển đổi số
– Hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
– Phần mềm được ứng dụng triển khai tại nhiều đơn vị lớn trên cả nước: Siêu thị BigC, Honda Việt Nam, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Sở Quy hoạch kiến trúc, Ban Dân tộc,..
