1. Số hóa tài liệu thư viện là gì?
Thư viện là nơi lưu trữ tài liệu quan trọng và khổng lồ nhất của mỗi trương học, cơ quan hoặc tổ chức chính phủ…. Tài liệu được lưu trữ trong thư viện vô cùng phong phú : sách, giáo trình, tài liệu, văn bản, hợp đồng……
1.1. Vai trò của việc số hóa tài liệu trong thư viện
Xây dựng tài nguyên số là một xu thế tất yếu và phổ biến của các thư viện Đại học, Cao đẳng ở Việt Nam hiện nay và trong thời gian tới. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin.
Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về tỷ lệ của tài nguyên số và tài nguyên truyền thống trong bộ sưu tập vì mỗi loại tài nguyên này có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các thư viện, cần có kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu và liên kết số hóa giữa các thư viện, vì một tương lai phát triển, hội nhập trong hệ thống thư viện Việt Nam và hệ thống thư viện trên toàn thế giới.
1.2. Lợi ích số hóa tài liệu thư viện
Một khi nguồn tài nguyên thông tin số là mạch huyết, là linh hồn của thư viện số thì công tác số hóa tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng.
– Trước hết việc số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ.
– Thứ hai là giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn.
– Thứ ba là dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện.
– Thứ tư là tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâuvào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
– Thứ năm là thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác.
2. Những yêu cầu, quy định của việc số hóa tài liệu thư viện
Để xây dựng kho số hóa tài liêu thư viện điện tử , chúng ta cần quan tâm nhiều vấn đề mà nổi bật là 5 khía cạnh chủ yếu: Cấu trúc của thư viện điện tử; Hạ tầng cơ sở kỹ thuật; Kho tư liệu số hoá; Các vấn đề bảo quản, khai thác tài liệu, Nguồn nhân lực thông tin.
2.1. Các dạng tài liệu có thể số hóa
Chúng ta không thể số hoá tất cả các tài liệu có trong thư viện, do đó trước khi thực hiện số hóa nguồn tài liệu, chúng ta phải đưa ra các tiêu chí để làm căn cứ lựa chọn những dạng tài liệu nào cần thiết để thực hiện số hóa. Có những tiêu chí mà chúng ta phải quan tâm như sau:
– Tiêu chí tình trạng bản quyền của tài liệu: Vấn đề bản quyền thực sự đang là rào cản làm nhụt chí những người có tâm huyết với công việc số hoá tài liệu thư viện. Sở dĩ như vậy là vì chúng ta chưa thực sự nắm vững những quy định cụ thể của Luật bản quyền (Luật sở hữu trí tuệ). Các cơ quan chức năng nhà nước cũng chưa có những văn bản dưới luật để hướng dẫn thi hành.
Theo Luật sở hữu trí tuệ của Việt nam ban hành năm 2005 thì tại điều 25 khoản (a) và (đ) có quy định: những trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao, cụ thể như sau:
a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân;
đ) Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu
3. Các bước thực hiện số hóa
Về cơ bản nếu thực hiện theo yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước:
Bước 1: Lựa chọn và nhận tài liệu lưu trữ đến tiến hành số hóa.
Bước 2: Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu xót trong quá trình tiến hành.
Bước 3: Bắt đầu scan và tiến hành thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file.
Bước 4: Sau khi tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao lại tài liệu lưu trữ.
