1. Thực trạng số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu là việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu dưới dạng giấy). Việc số hóa nhằm giúp lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và đem lại sự an toàn cao.
Tuy nhiên, thực tế vấn đề số hóa hiện nay ở các cơ quan đang được thực hiện vô cùng lỏng lẻo và đại trà. Chúng không được tiến hành theo đúng quy trình, quy định, vì vậy dẫn đến nhiều tài liệu không khai thác triệt để, cũng như gặp nhiều sự cố, sai sót. Vậy vấn đề cần giải quyết ở đây là những “quy định về số hóa lưu trữ tài liệu” nhằm khắc phục hiện tượng đốt cháy giai đoạn, giải quyết những vấn đề sai xót, nâng cao hiệu quả số hóa.
2. Quy định về số hóa lưu trữ tài liệu
Theo luật lưu trữ Quốc hội vào ngày 11/ 11/ 2011 đã được quy định về vấn đề “tài liệu lưu trữ điện tử”, không xét quy định đến tài liệu lưu trữ số hóa cho biết:
Các doanh nghiệp hay tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính:
Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu.
Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.
Vậy mới nói, tài liệu số hóa được hình thành từ tài liệu điện tử, nhưng mối quan hệ lại không đồng nhất với nhau. Trong quá trình số hóa dữ liệu, tài liệu số hóa sẽ chuyển đổi thành tài liệu điện tử. Đây là quá trình chuyển dữ liệu ở các dạng truyền thống như: bản viết tay, bản in giấy hay hình ảnh…. sang dạng dữ liệu trên phương tiện điện tử, từ các phương tiện điện tử đó được nhận biết gọi là số hóa dữ liệu và chúng được chuyển thành dữ liệu số.
Dưới đây là những đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ điện tử khi đã được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên nền giấy:
a, Định dạng Protable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
b, Ảnh màu
c, Độ phân giải tối thiểu là 200dpi
d, Tỷ lệ số hóa: 100
• Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:
• Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
• Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png)
• Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)
e, Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
Dưới đây là bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa:
1 | Số lưu trữ | ArchivesNumber | String | 50 |
2 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
3 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
4 | Tiêu đề phim/ âm thanh | Movie Title | String | 500 |
5 | Ghi chú | Description | String | 500 |
6 | Tác giả | Recorder | String | 300 |
7 | Địa điểm | Record Place | String | 300 |
8 | Thời gian | Record Date | Date | DD/MM/YYYY |
9 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
10 | Thời lượng | PlayTime | String | 8 |
11 | Tài liệu đi kèm | DocAttached | String | 300 |
12 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
13 | Chất lượng | Quality | String | 50 |
| 14 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
3. Quy trình số hóa tài liệu như thế nào?
Dựa trên mục tiêu và các quy định về số hóa khác nhau. Vì vậy, mà quy trình thực hiện số hóa tài liệu cũng khác nhau để phù hợp với từng tổ chức/ cơ quan. Theo Quyết định số 176/ QĐ-VTLTNN ngày 21/ 10/ 2011 cho hay, “quy trình số hóa lưu trữ tài liệu” sẽ được tiến hành theo 12 bước. Nhưng nếu thực hiện theo yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước:
Bước 1: Lựa chọn và nhận tài liệu lưu trữ đến tiến hành số hóa.
Bước 2: Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu xót trong quá trình tiến hành.
Bước 3: Bắt đầu scan và tiến hành thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file.
Bước 4: Sau khi tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.
