1. Dịch vụ số hóa tài liệu là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng mà giải pháp số hóa tài liệu mang lại. Việc chuyển đổi những tài liệu bản cứng, chữ viết tay hay những file hình ảnh, âm thanh, video,… truyền thống sang dạng dữ liệu mà máy tính có thể đọc được giúp công tác quản lý hồ sơ tài liệu trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Đặc biệt hơn, số hóa tài liệu cũng là một bước giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến chuyển đổi số.
Chính vì lợi ích đó mà các doanh nghiệp bắt đầu tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu. Dịch vụ số hóa cung cấp một giải pháp toàn diện: từ thu thập tài liệu, sắp xếp và phân loại, scan tài liệu, kiểm tra,… đều được thực hiện theo một quy trình khép kín. Từ đó giúp các đơn vị chuyển đổi tài liệu bản vật lý sang dạng bản mềm trên máy tính để quản lý và chia sẻ nhanh chóng, dễ dàng hơn.
2. Ưu điểm của dịch vụ số hóa tài liệu
Một số doanh nghiệp có thể tự mình số hóa nếu có đủ khả năng về nguồn lực, thiết bị và tài chính. Tuy nhiên, để dễ dàng và thuận tiện hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu. Ưu điểm của dịch vụ này có thể kể đến như:
– Tiết kiệm thời gian nhập liệu
– Tiết kiệm chi phí thuê nhân sự và thiết bị số hóa, chi phí cho kho lưu trữ
– Giúp việc tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, đơn giản hơn
– Các tài liệu có thể được lưu trữ và chỉnh sửa dễ dàng
– Giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu do các nhân sự được đào tạo bài bản.
3. Như thế nào là một giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp?
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu trên thị trường. Tuy nhiên các đơn vị cần thận trọng trong việc quyết định và lựa chọn đơn vị hợp tác để đảm bảo về tiến độ và chất lượng theo đúng yêu cầu. Theo đó, một giải pháp số hóa tài liệu được đánh giá là chuyên nghiệp khi đáp ứng được các yêu cầu:
– Tài liệu trong quá trình số hóa hoàn toàn bảo mật không bị sao chụp, truyền lộ ra ngoài hay được sử dụng dưới bất cứ hình thức thương mại hóa nào.
– Thời gian kết thúc số hóa và bàn giao tàl liệu đúng yêu cầu được đặt ra ban đầu để phục vụ cho các công việc sau đó
– Tài liệu bản cứng được giao số hóa sau khi bàn giao lại vẫn giữ nguyên được hiện trạng, không bị rách/hỏng hay thất thoát về số lượng
– Chất lượng hình ảnh sau số hóa sắc nét, rõ ràng
– Định dạng ảnh đầu ra đa dạng, đáp ứng đúng tiêu chuẩn của máy tính: PDF, JPG, PNG, BMP, GIF, XML,…
– Nội dung số hóa phải chính xác với tài liệu bản gốc
– Có thể chỉnh sửa, cập nhật tài liệu hay tích hợp vào hệ thống khác nếu cần.
4. FSI – Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp
Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực số hóa tài liệu tại Việt Nam. Đơn vị đã có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa và có cơ hội thực hiện hơn 1000 dự án số hóa trọng điểm cho các Bộ – Ban – Ngành và các tập đoàn lớn.
FSI cung cấp 2 giải pháp số hóa tài liệu bao gồm:
– Dịch vụ số hóa tài liệu: FSI sẽ cung cấp nhân lực và thiết bị giúp các đơn vị scan tài liệu và nhập liệu thống tin theo yêu cầu theo một quy trình hoàn toàn khép kín và bảo mật. Hệ thống số hóa tài liệu của FSI sẽ đảm bảo toàn bộ thông tin tài liệu bản giấy sẽ được lưu trữ dưới dậng điện tử trên hệ thống của khách hàng. Những dữ liệu này có thể tích hợp ngay trên hệ thống làm việc chung hoặc lưu trên bất cứ thiết bị lưu trữ nào (USB, DVD, VCD,…) theo yêu cầu của khách hàng.
– Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu: FSI cung cấp giải pháp chuyển đổi dữ liệu bằng cách sử dụng các công nghệ nhận dạng thông minh (OCR, ICR, OMR, ADRT) trong quá trình scan tài liệu, giúp các hình ảnh đầu ra có thể được chuyển thành dữ liệu có nghĩa. Từ đó dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và chỉnh sửa tài liệu.
Với mô hình số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp, những lợi ích chính mà dịch vụ số hóa tài liệu của FSI mang lại có thể kể đến như:
– Giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ tài liệu
– Nâng cao hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
– Tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu
– Truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, hiệu quả
– Giúp việc bảo quản, duy trì thông tin dữ liệu được lâu hơn
– Bảo mật thông tin an toàn
Năng lực của FSI trong cung cấp giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể
– Triển khai dịch vụ số hóa theo tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2015
– Hơn12 năm kinh nghiệm trong cung cấp giải pháp số hóa tài liệu
– Nhà phân phối độc quyền và chính thức hệ thống trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu đáp ứng mọi thể loại, kích cỡ và hình thức tài liệu
– Phần mềm số hóa tài liệu đạt giải Sao Khuê 3 năm liền 2016, 2017, 2018
– Có năng lực thực tiễn, kinh nghiệm triển khai xây dựng nhiều dự án số hóa tài liệu, xây dựng CSDL trọng điểm cho các bộ ngành, các tỉnh và tập đoàn
– Sử dụng công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE do công ty nghiên cứu giúp tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian, chi phí cho khách hàng
– Đội ngũ nhân sự triển khai số hóa được đào tạo bài bản, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm
