Công việc mỗi ngày của tôi từng ngập trong những tác vụ lặp lại: cập nhật dữ liệu, gửi báo cáo, nhập nội dung vào Notion, rồi kết nối API thủ công giữa các nền tảng. Những việc nhỏ ấy cộng lại chiếm gần nửa ngày, khiến tôi có cảm giác mình đang làm “người vận hành hệ thống” hơn là người sáng tạo.
Rồi tôi bắt đầu thử dùng Grok để tự động hóa. Ban đầu chỉ là vài việc đơn giản, như lấy dữ liệu từ Gmail rồi cập nhật vào Notion. Nhưng chỉ sau vài tuần, tôi nhận ra Grok có thể làm nhiều hơn thế — nó hiểu mục tiêu công việc, gợi ý quy trình tối ưu, và giúp tôi biến thao tác thủ công thành hệ thống tự động trơn tru.
Từ đó, tôi không chỉ tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, mà còn tìm thấy một cách hoàn toàn mới để làm việc — thông minh hơn, mượt mà hơn, và tự do hơn.
1. Khi Grok trở thành “người điều phối” giữa các ứng dụng
Một ngày của tôi từng bắt đầu bằng việc mở 4 tab: Gmail, Notion, Google Sheet và Slack.
Tôi phải tổng hợp dữ liệu từ email, ghi chú lên Notion, rồi gửi lại báo cáo cho nhóm. Mất ít nhất 30 phút mỗi sáng.
Rồi tôi thử nói với Grok:
“Tôi muốn tự động lấy thông tin từ Gmail, cập nhật sang Notion và thông báo lên Slack mỗi khi có email mới từ khách hàng.”
Vài phút sau, Grok đưa tôi bản hướng dẫn chi tiết: cách gọi API Gmail, kết nối Zapier, và thiết lập tự động đăng thông tin lên Notion.
Điều khiến tôi ấn tượng là — Grok không chỉ nói cách làm, mà còn giải thích tại sao nên làm như vậy.
Ví dụ, nó gợi ý tôi dùng Zapier thay vì code tay vì:
- Zapier có thể xử lý nhiều trigger cùng lúc.
- Việc bảo mật và xác thực token Gmail sẽ đơn giản hơn.
- Nếu cần tuỳ biến sâu, tôi có thể thêm layer API do chính mình viết.
Từ đó, Grok dần trở thành “bộ não điều phối” cho toàn bộ workflow của tôi.
Tôi chỉ cần mô tả kết quả muốn đạt được, Grok sẽ gợi ý cách kết nối các công cụ để đạt được điều đó — chính xác, tiết kiệm và an toàn.
Không giống nhiều công cụ AI khác, Grok không chỉ thực hiện câu lệnh, mà còn hiểu ngữ cảnh bạn đang làm gì.
Khi tôi nói “Cập nhật khách hàng mới vào Notion database”, Grok không hỏi lại “Notion là gì?” — nó hiểu rằng tôi đang nói đến một workspace đã có cấu trúc nhất định.
Nó hỏi ngược lại những điều quan trọng:
- “Bạn muốn lưu dữ liệu nào: tên, email, hay ghi chú cuộc trò chuyện?”
- “Bạn muốn cập nhật thủ công hay tự động qua Zapier?”
- “Bạn muốn mỗi lần cập nhật, có thông báo lên Slack hay không?”
Cảm giác thật sự như đang nói chuyện với một trợ lý vận hành có tư duy logic chứ không phải chatbot.
📘 Grok giúp kết nối giữa người và hệ thốngĐiều tôi thích nhất là Grok hiểu cách con người làm việc, rồi tìm cách kết nối nó với hệ thống kỹ thuật.
Ví dụ: Tôi hay lưu ý tưởng blog vào Notion, nhưng sau đó lại quên không chuyển sang Google Docs để viết.
Grok gợi ý tôi dùng Zapier tạo rule:
“Khi một page mới trong Notion có tag ‘Ready to write’, tự động tạo Google Docs mới với tiêu đề tương ứng.”
Từ đó, mọi thứ tự động luân chuyển — ý tưởng đi thẳng vào quy trình viết mà không cần tôi động tay.
2. Grok và Zapier – Cặp đôi tự động hóa siêu linh hoạt
Nếu Zapier là “bộ máy” kết nối hàng nghìn ứng dụng, thì Grok chính là “người nhạc trưởng” điều khiển nó.
Thay vì phải mò từng bước thiết lập trên Zapier, tôi chỉ cần mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên — Grok hiểu và hướng dẫn cụ thể.
Ví dụ, tôi nói với Grok:
“Mỗi khi có người điền form trên website, hãy lưu thông tin vào Notion, gửi email cảm ơn, và thêm dữ liệu vào Google Sheet.”
Thông thường, bạn sẽ phải tạo ít nhất 3 “Zap” cho từng bước.
Nhưng Grok lại đề xuất quy trình tối ưu:
- Dùng Zapier Webhook để nhận dữ liệu form.
- Tạo multi-step Zap xử lý song song 3 hành động.
- Dùng filter để tránh gửi trùng email nếu form đã có trong Notion.
Grok không chỉ giúp tôi làm, mà còn dạy tôi tư duy về tự động hóa đúng cách — nghĩ theo hướng hệ thống, chứ không phải từng thao tác rời rạc.
📘 Grok phát hiện điểm nghẽn và tối ưu quy trìnhKhi hệ thống tự động của tôi bắt đầu phức tạp, đôi khi nó chậm hoặc trùng lặp.
Tôi hỏi Grok:
“Tại sao workflow của tôi chạy chậm?”
Grok phân tích cấu trúc Zap, chỉ ra rằng tôi đang dùng nhiều Zap riêng lẻ thay vì hợp nhất bằng Webhook trung tâm.
Nó còn đề xuất cách cache dữ liệu tạm trong Notion hoặc Google Sheet để tránh gửi lại thông tin cũ.
Sau vài lần tối ưu theo hướng dẫn của Grok, toàn bộ quy trình chạy nhanh hơn, mượt hơn, và ít bị lỗi hơn 70%.
3. Grok kết hợp với Notion – tự động hóa quản lý kiến thức
Notion vốn là nơi tôi lưu trữ mọi thứ: ý tưởng, nhiệm vụ, báo cáo, tài liệu khách hàng.
Nhưng nhược điểm là: càng nhiều dữ liệu, càng dễ rối.
Đó là lúc tôi nhờ Grok giúp mình “sắp xếp lại cuộc sống trong Notion”.
📘 Grok biến Notion thành hệ thống tự cập nhậtTôi mô tả:
“Khi có dữ liệu mới từ Google Sheet, hãy cập nhật lên Notion, đồng thời gắn tag ‘Cập nhật’ để dễ tìm.”
Grok chỉ tôi cách dùng Notion API, tạo automation qua Zapier, và thêm một layer kiểm tra dữ liệu trùng lặp.
Kể từ đó, bảng Notion của tôi tự động cập nhật hàng ngày, không cần nhập tay.
Không chỉ vậy, Grok còn gợi ý tôi tạo dashboard tổng hợp:
- Các task gần đến hạn.
- Những ghi chú mới tạo.
- Những page có nhiều lượt xem nhất.
Mỗi sáng mở Notion, tôi đã thấy tất cả thông tin được cập nhật sẵn — như thể có một trợ lý ảo làm việc trong đêm.
📘 Grok giúp tôi hiểu dữ liệu trong Notion sâu hơnMột trong những điều tuyệt nhất là Grok có thể phân tích nội dung trong Notion để rút ra insight.
Ví dụ, tôi có hơn 200 ghi chú khách hàng.
Tôi nói với Grok:
“Hãy tóm tắt các vấn đề khách hàng hay gặp nhất và nhóm chúng theo chủ đề.”
Grok phân tích toàn bộ database, rồi xuất ra danh sách rõ ràng: “Hiệu suất website”, “Thiếu nội dung SEO”, “Thiết kế chưa thân thiện di động”.
Tôi nhận ra mình không chỉ lưu dữ liệu — mà còn khai thác được tri thức từ chính dữ liệu ấy.
Khi tôi bắt đầu dùng Grok, tôi chỉ muốn tiết kiệm chút thời gian.
Nhưng càng dùng, tôi càng nhận ra Grok không chỉ giúp tôi “làm nhanh hơn” — mà là giúp tôi làm đúng hơn, thông minh hơn.
Grok hiểu cách tôi làm việc, rồi dần biến những thao tác rườm rà thành quy trình tự động.
Từ việc ghi chú, gửi báo cáo, cho đến xử lý dữ liệu và cập nhật API, mọi thứ diễn ra trơn tru.
